Jahresabrechnung

Zu den wichtigsten Aufgaben des Verwalters einer Wohnungseigentümergemeinschaft gehört die Aufstellung einer Abrech­nung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Rah­men der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Diese Abrechnung ist gesetzlich vorgeschrieben und vom Verwalter nach Ablauf eines Kalenderjahres vorzunehmen (§ 28 Abs. 3 WEG), und zwar in der Regel spätestens bis zum Ablauf von sechs Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums. Das Wohnungseigentumsgesetz selbst bestimmt keine Einzelheiten zu Form und Inhalt der Jahresabrechnung. Die Rechtsprechung hat sich jedoch in zahlreichen Entscheidungen mit Einzelfragen befassen müssen und dazu die folgenden wesentlichen Grund­inhalte der Abrechnung festgelegt:

1. Die nach § 28 Abs. 3 WEG vorgeschriebene Abrechnung hat nur die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben während des jeweiligen Kalenderjahres auszuweisen.
   Sie ist keine Bilanz und keine Gewinn- und Verlustrechnung. Forderungen, Verbindlichkeiten und Rech­nungs­ab­gren­zun­gen gehören grundsätzlich nicht in die Abrechnung.

2. Die Abrechnung besteht aus der Gesamtabrechnung und den Einzel­ab­rechnungen für jeden einzelnen Woh­nungs­eigen­tümer, wobei die Verteilung der Einnahmen und Ausgaben auf die einzelnen Eigentümer nach dem gesetzlichen, dem abweichend vereinbarten oder beschlossenen Verteilungs­schlüssel vorzunehmen ist.

3. Zusätzlich zur Ausweisung der Einnahmen und Ausgaben in der Jahresgesamt- und Einzelabrechnung ist die Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage aufzunehmen. Dabei sind die tatsächlichen Zahlungen der Wohnungseigentümer auf die Rücklage als Einnahmen darzustellen. Zusätzlich sind auch die geschuldeten, noch nicht geleisteten Zahlungen anzugeben. Entgegen der früheren Abrechnungspraxis dürfen nach jüngster BGH-Rechtsprechung (Urteil vom 4.12.2009, V ZR 44/09, DWE 2010, 20) die tatsächlichen und geschuldeten Zahlungen der Wohnungseigentümer auf die Instandhaltungsrücklage in der Jahresgesamt- und Einzelabrechnung nicht mehr als Ausgabe oder als sonstige Kosten gebucht werden.

4. Die Gesamt- und die Einzelabrechnung muss vollständig, übersichtlich und für jeden einzelnen Eigentümer auch ohne Inanspruchnahme von sachverständigen Fachleuten nach­vollziehbar sein.

5. Inhaltlich sollte die Gliederung der Einzelpositionen jener im Wirtschaftsplan entsprechen, um einen Vergleich der tatsächlichen mit den veranschlagten Einnahmen und Ausgaben zu gewährleisten.

6. Neben der Jahresabrechnung als reine Einnahmen- und Aus­gabenrechnung ist in einem "Status" oder einer "Vermögens­übersicht" das Verwaltungsvermögen auszuweisen, das unter anderem aus den Forderungen, den Verbindlichkeiten sowie der Instandhaltungsrückstellung besteht. Ferner sind die Kon­ten­stände der für die Gemeinschaft geführten Konten jeweils zu Beginn und Ende des jeweiligen Kalenderjahres bezie­hungs­weise des abweichend vereinbarten Rechnungs­zeit­raumes anzugeben.

Die Beschlussfassung hat über die Gesamt- und Einzelabrechnungen zu erfolgen. Andernfalls werden keine rechtswirksamen Zahlungspflichten begründet.

Ist eine mehrheitlich beschlossene Abrechnung fehlerhaft, weil sie beispielsweise verkehrte Verteilungsschlüssel enthält, bedarf es dennoch der Anfechtung bei Gericht, um ihre Ungültigkeitserklärung zu bewirken. Es handelt sich insoweit um einen gesetzes­widrigen Mehrheitsbeschluss, der nicht nichtig, sondern nur anfechtbar ist. Erfolgt keine Anfechtung, ist auch eine fehlerhafte, rechtswidrige, aber mehrheitlich beschlossene Abrechnung wirksam und verpflichtet jeden Eigentümer zur Zahlung eventuell noch zu leistender Fehlbeträge wegen zu niedriger Voraus­zah­lungen.

Die Prüfung der Jahresabrechnung soll gemäß § 29 Abs. 3 WEG durch den Verwaltungsbeirat erfolgen, sofern ein solcher von der Wohnungseigentümergemeinschaft gewählt wurde. Sie soll sich nicht nur auf die rein rechnerische, sondern auch auf die sachliche Richtigkeit erstrecken, so zum Beispiel auch auf die Richtigkeit verwendeter Verteilungsschlüssel. Ungeachtet der Prüfung der Abrechnung durch den Verwaltungs­beirat hat jeder Wohnungs­eigentümer das Recht, in die Abrechnungsunterlagen Einsicht zu nehmen, und zwar selbst noch nach erfolgter Beschlussfassung in der Wohnungseigentümerversammlung.

Die Nichtvorlage oder vorsätzlich verspätete Vorlage der Abrech­nung kann eine vorzeitige Abberufung des Verwalters aus wich­ti­gem Grund rechtfertigen.