Die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums obliegt den Wohnungseigentümern, dem
Verwalter und dem Verwaltungsbeirat, sofern dieser bestellt ist (§ 20 Abs. 1 WEG). Die Wohnungseigentümer entscheiden über die Verwaltung, der Verwalter ist verantwortlich für die
Durchführung der Verwaltung und der Verwaltungsbeirat unterstützt den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Daneben weist ihm das Gesetz im Rahmen der Verwaltung des
gemeinschaftlichen Eigentums besondere Aufgaben zu, nämlich die Prüfung des Wirtschaftsplans, der Jahresabrechnung, der Rechnungslegung und der Kostenvoranschläge. Vor der Beschlussfassung
hierüber soll der Verwaltungsbeirat gegenüber den Wohnungseigentümern in der Versammlung schriftlich oder auch mündlich eine entsprechende Stellungnahme abgeben (§ 29 Abs. 2 und 3 WEG). Darüber
hinaus kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirates gemäß § 24 Abs. 3 WEG die Versammlung der Wohnungseigentümer einberufen, falls ein Verwalter fehlt oder dieser pflichtwidrig die Einberufung
verweigert. Im konkreten Einzelfall können dem Beirat auch weitere Aufgaben durch mehrheitliche Beschlussfassung übertragen werden, soweit diese Aufgaben ordnungsgemäßer Verwaltung entsprechen
und dadurch die ureigenen Rechte und Pflichten der Wohnungseigentümer und des Verwalters nicht beeinträchtigt, eingeschränkt oder aufgehoben werden. Dazu kann unter anderem auch der Abschluss
(Unterzeichnung) oder unter bestimmten Voraussetzungen auch das Aushandeln des Verwaltungsvertrages gehören. Erforderlich ist hierzu die entsprechende Ermächtigung durch Beschlussfassung
in der Wohnungseigentümerversammlung.
Der Verwaltungsbeirat wird von der Wohnungseigentümerversammlung gewählt beziehungsweise bestellt. Er setzt sich aus drei Wohnungseigentümern zusammen, von denen einer als Vorsitzender und die
beiden weiteren als Beisitzer fungieren. Bestellt die Wohnungseigentümerversammlung im konkreten Fall mehr als drei Mitglieder als Verwaltungsbeirat und gegebenenfalls auch nur einen oder
mehrere Nichteigentümer, zum Beispiel einen Mieter, ist der konkrete mehrheitliche Bestellungsbeschluss nur gesetzeswidrig, nicht aber nichtig (BGH, Urteil vom 5.2.2010, Az. V ZR 126/09).
Erfolgt also keine Anfechtung und Ungültigkeitserklärung durch das Gericht, ist auch ein Beirat wirksam bestellt, dessen Zahl und Zusammensetzung der gesetzlichen Regelung
widerspricht.