Niederschrift (Wohnungseigentümerversammlung)

Über die von den Wohnungseigentümern in der Versammlung gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift anzufertigen. Sie ist von dem Versammlungsvorsitzenden und einem der teil­neh­men­den Wohnungseigentümer sowie von dem Vorsitzenden des Ver­waltungsbeirates oder seinem Stellvertreter – sofern ein Ver­wal­tungs­beirat bestellt ist – zu unterschreiben (§ 24 Abs. 6 WEG).
Die Anfertigung der Niederschrift durch den Verwalter muss so rechtzeitig erfolgen, im Regelfall spätestens eine Woche vor Ab­lauf der einmonatigen Anfechtungsfrist (§ 46 Abs. 1 Satz 2 WEG), dass jeder Wohnungseigentümer von seinem Ein­sichts­recht Gebrauch machen kann, um sich über die Inhalte der ge­fassten Beschlüsse zu informieren und gegebenenfalls danach zu entscheiden, ob er von seinem Beschlussanfechtungsrecht Gebrauch machen will oder nicht. Eine Verpflichtung des Ver­walt­ers zur Übersendung der Be­schluss­niederschrift besteht allerdings nicht. Im Verwaltungs­vertrag kann jedoch eine Regelung getroffen werden, die den Verwalter verpflichtet, den Wohnungseigentümern gegen zusätzliche Gebühr die Nieder­schrift rechtzeitig vor Ablauf der Anfechtungsfrist zu übersenden.
Die Wirksamkeit der von den Wohnungseigentümern gefassten Beschlüsse hängt aber nicht von ihrer Aufnahme in die Nieder­schrift ab. Die Niederschrift ist insoweit nicht Voraussetzung für deren Gültigkeit. Vielmehr erlangen Beschlüsse der Woh­nungs­ei­gen­tümer ihre Rechtswirkung mit der durch den Ver­samm­lungs­vor­sit­zen­den vorzunehmenden Feststellung des Beschluss­er­geb­nisses in der Wohnungseigentümerversammlung (konstitutive Be­schluss­fest­stellung). Selbst die Feststellung eines falschen Er­gebnisses aufgrund falscher Stimmenwertung (Wertung von Stimm­ent­haltungen als Nein-Stimmen) oder falscher Stimmen­aus­zählung bewirkt nicht die Unwirksamkeit eines Beschlusses, vielmehr ist auch ein "falscher" Beschluss wirksam, wenn er nicht angefochten und durch das Gericht für ungültig erklärt wird.
Der Niederschrift sind die mit der Tagesordnung übersandten Beschlussunterlagen sowie die Anwesenheitsliste und die Stimmrechtsvollmachten als Anlagen beizufügen.
Neben der Niederschrift ist zusätzlich gemäß § 24 Abs. 7 WEG eine Beschlusssammlung zu führen, die nicht nur über die Be­schluss­in­halte Aufschluss gibt, sondern auch über Änderungen, Aufhebungen oder gerichtliche Entscheidungen zu den jeweiligen Beschlüssen und damit über deren aktuelle Rechtsfolgen infor­miert.